مقدمه
تدارکات خرید یک فعالیت سازمان یافته به‌منظور کسب کالا و خدمات برای سازمان است، بخش خرید یک سازمان تلاش می‌نماید تا کالا یا خدمات، به موقع و با هزینه معقول خریداری شود.
لزوم تشکیلات سازمان یافته‌ای بنام بخش خرید، برای کسب و کار شرکت‌ها و کارخانجات به‌منظور خریداری کردن سیستماتیک مواد اولیه یا محصولاتی که به فروش می‌رسد ضروری است.
شرکت‌های تولیدی برای چرخه کسب و کار خود باید به‌صورت مرتب مواد اولیه خریداری نمایند و شرکت‌های بازرگانی برای محصولاتی که به فروش می‌رسانند باید خرید مناسب و برنامه‌ریزی شده‌ای داشته باشند.
اهداف اصلی بخش خرید یک سازمان
- یافتن تامین کننده مناسب که بتواند کالای مورد نیاز را متناسب با نیازهای سازمان در اختیار قرار دهد.
- کالاهای خرید شوند که کیفیت لازم را مطابق با استانداردهای سازمان داشته باشند.
- جریان خرید از تامین کننده به گونه‌ای باشد که هزینه انبار کردن مواد اولیه یا کالای خریداری شده به حداقل رسیده و ضمنا اطمینان بر این باشد که مواد اولیه و کالای خریداری شده همیشه در دسترس باشند.
فعالیت‌های بخش خرید
- جمع‌آوری و بررسی درخواست‌های خرید از قسمت‌های مختلف سازمان
- جستجو و بررسی و یافتن تامین‌کننده مناسب که نیازها را مرتفع سازد.
- تهیه و ارائه اسناد مناسب درخواست خرید Request For Proposal به تامین‌کننده و ارزیابی پاسخ‌های تامین‌کنندگان و انتخاب تامین‌کننده مناسب و مذاکره برای تهیه قرارداد
- اجازه خرید را برای سفارشات خرید تایید شده صادر نماید
- کنترل و نظارت دقیق برای قراردادهای خرید طولانی مدت
- بررسی سفارش‌های خرید باز که در مدت زمان طولانی انجام نشده و باید در مورد صرف نظر کردن و بستن این خریدها اقدام نمود.
نرم‌افزار خرید پیوند به‌عنوان یکی از زیر سیستم‌های مجموعه یکپارچه سازمانی و مالی پیوند عملیات خرید یک سازمان را برای خریدهای هزینه‌ای، انباری و دارایی ثابت انجام می‌دهد. این عملیات در ارتباط با نرم‌افزار کنترل موجودی از لحظه درج درخواست تا درج سفارشات خرید و پیش فاکتور، رسید کالاهای خریداری شده به انبار و ثبت فاکتورهای خرید انجام می‌شود.
امکانات و ویژگی‌های سیستم خرید پویا پیوند
یکپارچگی :
- انجام عملیات کامل خرید شامل ثبت سفارش، ایجاد پیش فاکتور، مجوز خرید، ثبت مراحل پرداخت مورد تایید مدیریت، صدور دستور تحویل به انبارها، ارتباط پرداخت‌های مربوطه با پیش فاکتور و تامین کننده، قیمت‌گذاری اتوماتیک رسیدهای خرید (با لحاظ و سرشکن کردن خریدهای هزینه‌ای) انبار در لحظه ثبت فاکتور خرید، کنترل قوانین کسب و کار تعریف شده در مراحل عملیات خرید .
- ارتباط کامل سیستم خرید با سیستم‌های کنترل موجودی و دریافت و پرداخت و حسابداری و در‌اینده نزدیک با سیستم دارایی ثابت
اطلاعات پایه:
- امکان تعریف گروه وطبقه‌بندی تامین‌کنندگان در سطوح مختلف
- تعریف اطلاعات عمومی و مشخصات تامین‌کنندگان به همراه امکان درج تصاویر و نگهدای سوابق انواع نشانی در محدوده زمانی مختلف و میزان اعتبار خرید
- تعریف انواع خرید
- تعریف عوامل خرید (مامور خرید، نماینده خرید و …)
- تعریف پارامترهای خرید شامل مالیات و عوارض ارزش افزوده به تفکیک تاریخ
- تعریف علل خرید
- امکان تعریف قالب سند متنوع برای انواع خرید و صدور سند حسابداری برای مجموع خریدهای روزانه به صورت تجمعی و منفرد
عملیات:
- ایجاد اتوماتیک سفارش خرید برای درخواست خرید تایید شده در سیستم کنترل موجودی
- ثبت پیش فاکتورهای خرید در سه موضوع انبار، دارایی ثابت و هزینه‌ای با امکان الحاق هزینه‌ای خریدهای کالاهای انباری
- ثبت خریدهای هزینه‌ای برای مراکز هزینه مختلف حتی در یک خرید
- امکان درج مجوزهای خرید، درج تصاویر و درج نحوه پرداخت و مراحل مورد تایید مدیریت سازمان
- صدور اتوماتیک دستور تحویل به انبار برای خریدهای انباری
- ایجاد اتوماتیک رسیدهای خریدهای انباری بر مبنای دستور تحویل صادر شده برای انبار
- قیمت‌گذاری خودکار رسیدهای خرید انبار در لحظه ثبت فاکتور خرید مربوطه با توجه به تعداد رسید شده
- قیمت‌گذاری خودکار رسیدهای خرید انبار با احتساب سرشکن هزینه‌ای تخصیص یافته به کالاهای خریداری شده در لحظه صدور فاکتور خرید
- توانایی‌ایجاد گزارش و فایل خرید فصلی برای ارائه به سازمان امور مالیاتی
- ایجاد اسناد متنوع حسابداری برای فاکتورهای خرید
گزارش‌ها:
- مشاهده و چاپ حساب تامین‌کنندگان، مانده حساب تامین‌کنندگان، فاکتورهای ثبت شده، مبالغ پرداخت شده ،فاکتورهای برگشتی و مبالغ دریافت شده بدون نیاز به مراجعه به اسناد حسابداری
- امکان مشاهده و پیگیری عملیات خرید انجام شده از اسناد حسابداری و امکان مشاهده اسناد حسابداری از عملیات خرید و به صورت خلاصه امکان مشاهده و پیگیری تمام عملیات خرید از ابتدا تا انتها به صورت متوالی و به هم پیوسته و چاپ در صورت ضرورت
- مشاهده حساب عوامل خرید
- مشاهده گزارش‌های متنوع خرید