ERP چيست ؟
دکتر محمد صنعتي _ نرم افزاري سينا پیوند زمستان 1385
مقدمه
ERP یا برنامه ریزی منابع سازمان واژه داغ روز است. در گردهمايي‌هاي مديران صنعت همه سراغش را مي‌گيرند.
سمينارهاي ERP از جزيره قشم تا اروميه را پوشش مي‌دهد. متخصصين به بازديد وطن برگشته، چنان از كارآيي ERP در آنسوي مرزها سخن مي‌گويند، كه تصور مي‌‌رود همه مشكلات ناكارآمدي ما در بخش توليد و خدمات به علت عدم استفاده از ERP است.
نگاهی به چند شرکت
شركتهاي انفورماتيكي هم هر كدام طوري با او درگير شده‌اند. گروهي به نوع خارجي آن اعتقاد دارند و مي‌گويند چرخ را نبايد دوباره اختراع كرد. گروهي ديگر از ERP ملي حرف مي‌زنند و مي‌گويند بايد كنسورسيومهايي تشكيل دهيم تا ERP ملي توليد كنيم.
گروه دیگری هم يكباره متوجه شده‌اند كه آنچه كه آنها سالها بنام سيستم‌هاي حسابداري / مالي عرضه مي‌كردند همان ERP بوده‌است. عده‌اي از دوستان پيشرو هم صحبت از II ERP مي‌كنند، در جايي كه هنوز چشمانمان به استقرار موفق ERP حتي در يك سازمان در داخل مرزهاي كشور روشن نشده است.
درگيري و سردرگمي من هم در مقوله ERP از شش هفت سال پيش در چندين جبهه شروع شد. مقدمتاً، به عنوان فرد و شركت انفورماتيكي، مورد مشورت سازمان‌هاي بزرگ قرار مي‌گرفتيم كه علاقمند به استقرار ERP بودند، و مي‌خواستند ما و آنها و شركتهاي جهاني عرضه كننده راه حل ERP باشيم. اكنون من در اين باورم كه استقرار ERP در آن سازمانها با ساختارهاي فعلي غير ممكن است !
تجربه عملي
در جبهه عملي، با توجه به برنامه توسعه در دو شركت توليدي صنعت شيشه، با مالكيت اكثريت خانوادگي، پروژه استقرار ERP در آنها را از سال 1380 شروع كرديم كه پس از 5 سال هنوز ادامه دارد!
اين تجربه عملي بسياري از مفاهيم تئوري را براي ما مملوس كرده است.
در اين مدت هم سعي كرده‌ام در مسافرت‌هاي متعدد با تخليه اطلاعاتي دوستاني كه در خارج از كشور هستند، بتوانم براي اين سؤال كه ERP چيست ؟ پاسخ مناسبي بيابم.
دوستاني كه پروژه‌هاي بزرگ ERP را در خارج مديريت كرده‌اند و مسئوليت‌هايي از قبيل مديريت پروژه ERP براي شركت Proctor & Gamble، مديريت پروژه ERP براي شركت برق كاليفرنيا و در شركتهاي IBM و Microsoft پروژه‌هاي ERP را رهبري كرده‌اند، برداشت كاملاً متفاوتي از ERP نسبت به آنچه در جامعه ما مطرح مي‌شود، دارند.
من ابتدا سعي خواهم كرد در پاسخ به سؤال ERP چيست؟ آنچه را تاكنون درك كرده‌ام بازگو كنم. چون بدون تفاهم در اينكه ERP چيست، بحث در نوع داخلي و خارجي آن به جايي نمي‌رسد. سپس به چند بحث پيراموني در رابطه با چالش‌هاي استقرار ERP خواهم پرداخت.
ERP چيست ؟
شايد راحتر باشد كه بگوييم ERP چه چيزي نيست ! بگوييم ERP نرم افزار نيست. بگوييم ERP سيستم “خريد” نيست، ولي خريد سازمان را ساماندهي و مديريت مي‌كند تا اطمينان حاصل شود كه مواد اوليه براي توليد سفارشات كالا براي مشتريان در موقع نياز در دسترس باشد و اطمينان حاصل شود كه سفارشات مشتريان در زمان قول داده شده، حمل مي‌شود و در اختيار مشتري قرار مي‌گيرد. همين “خريد” سازمان را ساماندهي و مديريت كردن، لازمه‌اش ارتباط تنگ سيستم “خريد” با انبار مصرف، برنامه توليد، سفارشات مشتريان، مديريت نقدينگي … مي‌باشد.
بنابراين، مي‌بينيم كه با اين نگاه تمام پروسه‌هاي كسب و كار سازمان در ارتباط با يكديگر كار مي‌كنند. شايد در پاسخ به ERP چيست ؟ بتوان گفت :
ERP استقرار روش‌هاي برتر كسب و كار در سازمان مي‌باشد، تا با اتصال تنگاتنگ بخش‌هاي مختلف سازمان بتوان سوددهي و كارآيي سازمان را افزايش داد.
اين تعريف با اولين هدف پايه‌گذاران شركت SAP در سال 1972 مطابقت دارد كه اعلام كردند : “هدف توليد و بازاريابي سيستم سازماني مي‌باشد كه تمام پروسه كسب و كار را در بر گيرد.”
البته، براي استقرار روش‌هاي برتر كسب و كار بايست ابزاري به كار گرفت كه اين ابزار همان نرم افزارهاي استقرار ERP مي‌باشد. مثال خوبي كه در اين زمينه مي‌شود زد تشابه ERP به يك بازي ورزشي مانند فوتبال است. ERP ورزش فوتبال است با تمام استراتژي‌هاي برتر دفاع، حمله، … كه مربيان و مديران باشگاه از آن آگاه هستند.
نرم افزار ERP بازيكنان فوتبال هستند كه اين استراتژي‌هاي برتر را در زمين فوتبال پياده مي‌كنند. حال اگر سازماني ميليونها ريال خرج كند و ليسانس بهترين نرم افزارهاي پياده سازي ERP را تهيه كند، ولي مديريت آن سازمان از روش‌هاي برتر كسب و كار بي‌اطلاع باشند، قطعاً پول خود را هدر داده‌اند و با استقرار ERP بهبودي در كارهاي سازمان مشاهده نخواهد شد.
درست مثل اين مي‌ماند كه باشگاهي بهترين بازيكنان فوتبال را خريداري كند و بخواهد آنها را تحت مديريت يك مربي نالايق قرار دهد.
از آنجائيكه استقرار ERP يك پروژه درون سازماني است. مسئوليت تدوين روش‌هاي برتر كسب و كار و ارتباط بخش‌هاي مختلف سازمان بايست توسط مديريت خود سازمان انجام شود. در كتاب ERP : Making it Happen آقاي Thomas Wallace مي‌گويد :
” … تمام كارهاي استقرار ERP مي‌بايست توسط افراد خود سازمان انجام شود. مسئوليت استقرار ERP را نمي‌توان به افراد خارج از سازمان، مانند شركتهاي مشاوره يا توليد كنندگان نرم افزار واگذار كرد. اين روش به دفعات امتحان شده و شكست خورده‌است. مشاوران مي‌توانند نقش مهمي در زمينه‌هاي تخصصي ايفا كنند، اما تنها افراد خود سازمان هستند كه بر نحوه اجراي كارها در سازمان آگاهي و اشراف كامل دارند و قادر به تغيير روش‌هاي اجرايي كسب و كار در سازمان هستند. اگر مسئوليت استقرار ERP از مسئوليت اجرايي سازمان جدا شود، قانوناً چه كسي جوابگوي نتايج بدست آمده خواهد بود ؟”
اكنون كه تا حدودي با ERP آشنا شديم و جايگاه نرم افزارها و ابزار استقرار ERP معلوم شد، مي‌توانيم به چند بحث پيراموني بپردازيم.
ERP خارجي ؟ ERP داخلي ؟
در صورتی که بتوانيم “بازي فوتبال” خارجي را تعريف كنيم شايد بشود ERP خارجي را نيز تعريف كرد. به طور مثال اگر يك تيم فوتبال باشگاهي، بازيكنان خود را از كشورهاي ديگر انتخاب كند، آيا “بازي فوتبال” آن باشگاه خارجي است ؟ اگر همان باشگاه مربيان و كادر فني خود را خارجي انتخاب كند و بازيكنانش وطني باشند چطور ؟
اگر سازماني در ايران، به كمك مشاوران ايراني و با استفاده از ابزار خارجي بتواند ERP را در سازمان خود با موفقيت استقرار دهد، آيا ERP استقرار يافته مهر وطني مي‌خورد يا خارجي ؟ مي‌بينيم كه با اين تعاريف ERP خارجي يا وطني مفهومي ندارد، شايد بهتر است بگوئيم كه ERP مليت خودش را از مليت مالكيت سازمان به ارث مي‌برد و واقعاً مليت مشاوران و ابزار نقشي در داخلي يا خارجي بودن ERP بازي نمي‌كند. اگر شركتي در هندوستان با استفاده از مشاوران ايراني و به كارگيري ابزار Oracle سيستم ERP را استقرار دهد، آن ERP نه مارك ايراني مي‌خورد و نه آمريكايي، بلكه ERP استقرار يافته در هندوستان است و شناسنامه هندي خواهد داشت.
اكنون كه ما در ايران به ابزار خارجي دسترسي قانوني نداريم، مجبور هستيم تا استقرارهاي ERP را با ابزار داخلي برنامه‌ريزي كنيم. ولي من معتقد هستم از آنجائيكه ابزار نقش به مراتب كمتري نسبت به شناسايي و استقرار روش‌هاي برتر كسب و كار دارد، هر وقت استفاده از ابزار جهاني براي ما در ايران ميسر شد، صلاح است با دنيا هم جهت شده و از ابزارهاي استاندارد استفاده كنيم.
استفاده از تجارب استقرار در خارج
اكنون كه استقرار سيستم‌هاي ERP در خارج به درجه بلوغ رسيده است و شركتهاي عرضه كننده راه حل، تجارب فراواني در بخش‌هاي مختلف صنايع و خدمات كسب كرده‌اند، و روش‌هاي آزمايش شده را تحت عنوان Best – Practice Solutions به سازمان‌هاي مشابه عرضه مي‌كنند ، آيا اين روش‌ها در ايران مي‌تواند كاربرد داشته باشد ؟
جواب اين سؤال هم آري است هم خير. آري، به شرط اينكه شرايط كسب و كار شركت ايراني مشابه شركت خارجي باشد، كه اين شرط در شرايط فعلي بر قرار نيست. بعنوان مثال شايد براي يك شركت ژاپني روش برتر كسب و كار به حداقل رساندن موجودي انبار و استفاده از روش‌هاي (Just In Time) باشد، ولي استقرار اين روش براي شركت ايراني با توجه به ناپايدار بودن قوانين داخلي و خارجي و در نظر گرفتن تورم فاجعه آفرين خواهد بود. به همين دلايل است كه شركتهاي ايراني كه سراغ استقرار روش‌هاي خارجي در سازمان خود رفته‌اند، با شكست مواجه شده‌اند.
چالش‌هاي استقرار ERP
حركت به سوي استقرار ERP بايست از جانب مديريت رده بالاي سازمان آغاز و رهبري شود. در ايران ديده مي‌شود، كه به روال سيستم‌هاي سنتي، اكثراً مديران بخش فن‌آوري سازمان دنبال استقرار ERP هستند.
سيستم ERP در برگيرنده تغييرات عمده در تفكر سازماني مي‌باشد. اين تفكرات مديران اصلي سازمان است كه مي‌بايست در قالب روش‌هاي برتر در سيستم‌هاي ERP استقرار يابد. چون هدف نهايي اداره بهتر سازمان مي‌باشد، تنها مديران رده بالا به اداره امور سازمان واقف هستند و مسئوليت نهايي نتايج بدست آمده را به عهده دارند. آنها هستند كه بايست موفقيت آينده سازمان خود را وابسته به ERP بدانند و ERP جزو تفكرات استراتژيك آنها باشد.
آنها بايد آمادگي تغييرات عمده در رفتار سازماني خود را داشته باشند و بپذيرند كه خيلي كارها به نحو ديگري انجام خواهد شد، و اين نوع تغييرات رفتاري بسيار دشوار مي‌باشد.
قبول اين واقعيت كه پس از استقرار ERP مديران رده بالا نمي‌توانند در اداره روزمره امور سازمان به طور موردي دخالت كنند، خود نياز به بلوغ فرهنگي بالايي دارد.
افراد با تجربه اعلام كرده‌اند كه استقرار ERP به مراتب مشكل‌تر از ساخت يك كارخانه جديد، توليد يك محصول جديد و يا ورود به يك بازار ناشناخته است.